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12单位档案风险

企业风险管理是指生产过程中,风险管理部门对可能遇到的各种风险因素进行识别、分析、评估,以最低成本实现最大的安全保障的过程。正确分析油田企业档案管理工作中的风险,制定科学合理的档案管理风险防范措施,确保档案的完整与完全,实现档案利用价值最大化,具有重要的意义。

1 档案管理中的风险分析

档案管理风险主要是档案运送和交接过程的风险,具体包括三个方面:

1.1交通隐患。油田各单位地理位置相对分散,交通风险是档案运送中的最大风险。

1.2意外伤害。因天气等不定因素可能造成人员的意外伤害和档案的意外损坏等。

1.3档案丢失或损坏。在运送及移交的过程中,因人为因素造成档案的丢失或损坏。 2 档案日常管理流程风险分析

如果管理不善,档案日常管理工作的各环节均有可能存在导致档案不安全的各类风险:①档案、资料交接手续不全,可能导致档案资料数量有误或丢失;②档案、资料整理归档时,易造成账、物不符,影响档案查找;③档案资料借阅制度不健全,执行不力,造成档案丢失;④库房八防设施不到位、检查不勤、隐患处理不及时,将造成火灾、档案损坏等严重后果;⑤档案装具不合格,造成工作人员意外伤害;⑥电子档案存在数据丢失及泄密风险。 3 档案管理中的风险控制

3.1提高档案管理者的风险意识。意识决定行动,通过风险意识教育,企业HSE安全培训,档案法律、法规学习,相关案例分析与警示教育,进行消防演习等,把安全意识及安全管理的理念植入档案管理工作者的心中,是规避风险的关键。

3.2做好风险分析与评估。档案管理各环节,各岗位的工作者,均应掌握JHA危害因素识别和风险评价方法。对本环节、本岗位的风险进行合理评估,制定HSE作业指导书,填写危害识别与风险分析报告。并定期开展危害识别与风险分析,定期组织自查自改,使安全管理变成一种自觉的行为习惯。

3.3严格执行档案管理制度。各项档案规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并将内部控制和基本管理制度有效融合,切实提高可操作性,保障档案资料的完整与安全。

3.3.1严格档案运送制度。运送工具应充分检查无误,严格遵守交通规则,遇到天气变化等情况,应提高风险意识,做好风险防范。

3.3.2严格档案交接管理。收发双方必须严格履行移交程序,认真填写移交清单,逐一核实并签字。

3.3.3严格档案借阅管理。档案借阅必须严格履行借阅手续,密级文件必须有主管领导签字方可借阅,借出的档案必须与管理人员当面点清、双方共同签字。在档案利用中,要做好监护工作,防止撕掉、涂改、圈画档案。

3.3.4积极做好库房管理。重点是做好档案八防,要把安全防火工作列入一级风险管理,坚持做到月检查,半年、年终全面地系统检查。配备报警系统,消防器材定期检查更换,定期检查电气线路,在全室范围内开展消防演练等。

3.3.5做好电子档案管理。电子档案著录执行《中石化数据著录标准》,以保证电子档案数据的规范,并指定专门的管理人员进行日常维护管理工作,同时,采取多种方式,如,建立完整的各级权限体系、数据备份机制、内网外网物理隔离、双机热备份等手段保障数据安全,在硬件方面的保障,配备UPS电源、使用单独的服务器等,防止因突然停电、病毒等造成数据丢失的风险。

3.3.5做好电子档案管理。电子档案著录执行《中石化数据著录标准》,以保证电子档案数据的规范,并指定专门的管理人员进行日常维护管理工作,同时,采取多种方式,如,建立完整的各级权限体系、数据备份机制、内网外网物理隔离、双机热备份等手段保障数据安全,在硬件方面的保障,配备UPS电源、使用单独的服务器等,防止因突然停电、病毒等

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