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女秘书工作

文秘专业训练材料

女秘书工作———典型的一日

秘书所负责任愈重,其日常工作愈无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事,否则将无以处理突如其来的紧急事项。

——美国国家秘书协会会长凯勒女士

苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理,她了解成功并没有绝 对的保证,不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件,则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言,对其行业的进阶应有旺盛的事业 心。她接受要求,详述她一天的工作实况,以供有志从事秘书工作者对办公 室内的各项活动,所遭遇的问题与突发事件,以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说:“当我担任速记员的工作时,我的日常工作极易描述,现在我所担负的责任较前为重,有许多紧急事件需待处理,我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是:听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者。”

苏珊从事秘书工作的背景

对于苏珊的背景作一简单的描述,将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就能担任一个负有重责的职位。苏珊18岁毕业于美国高级中学,然后接受1年的秘书专业课程训练。结业之后,苏珊对她的未来计划一无决定,曾经向一个就业辅导机构登记,其后6个月内,她曾经担任过好些临时性工作,事后她说:“这6个月我获得不少宝贵的经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。”

苏珊的一位友人,有一天告诉她,一家饮料公司有一个速记员的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后,苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后,她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学,她目前在这家公司服务已6年多,并且数度获得晋升。

苏珊写这篇描述她一天工作的记载时,她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知,将升任麦克经理的行政助理,并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时,即行生效。

苏珊选择星期四这一天作为示范,说明一位秘书典型的一日。这一天,麦克经理已因公出差,而惠特经理正准备远行。苏珊告诉我们:“这是典型的一日,两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近,这一天确实相当忙,致使我速记了一些文件,准备过几天再行誊正。”

苏珊的一天工作详记

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